Les systèmes informatiques ont été mis à rude épreuve ces dernières semaines avec les canicules que la région de Montréal a connues. Plusieurs ordinateurs d’âge vénérable n’ont pas tenu à la chaleur et certains composants électroniques surchauffés ont failli. Le principal  problème que nos techniciens ont rencontré pour remettre en état ces vieux systèmes qui donnaient jusque là pleine satisfaction à leur propriétaire, a été le manque de pièces de remplacement compatibles avec les technologies de l’époque (pourtant pas si lointaine, jusque 6 à 7 ans). Alors certaines entreprises de camionnage n’ont pas eu le choix et ont dû faire un grand saut technologique de 7 ans et se retrouvent avec des produits tout neufs. C'est un mal pour un bien, puisque maintenant elles sont plus compétitives au niveau de leur gestion et bénéficient entre autres d’accès internet et du MILLO-ARCHIVAGE™.

Les conseils de la semaine :

1) Ne négligez pas pendant les vacances, les copies et les procédures de sécurités faites habituellement par les employés réguliers. Nous recommandons d'appliquer les procédures de sécurité avec rigueur, par tous les temps et en tous temps.

2) Mettez à jour régulièrement aux 2 ou 3 ans vos ordinateurs principaux, pendant que la technologie qu’ils utilisent est encore d’actualité et à un prix abordable.

LE MILLO-RASSURE™ : Suivi des réclamations aux assurances.

Les dossiers de réclamations aux assurances sont volumineux. Ils comportent de nombreux documents hétéroclites, des photos, des rapports, des certificats, des estimés, des calculs de coûts, des échéanciers de réclamations, des calendriers de rendez-vous, des comptes rendus d’expert, de réunions, des copies de chèques émis ou reçus, etc..

LE MILLOGICIEL DU CAMIONNAGE™ est totalement intégré. Aussi la plupart des informations de base d’un dossier de réclamation sont déjà contenues dans le système informatique. Le nouveau logiciel ordonne ces données de manière exploitable pour le préposé qui fait le suivi du dossier de réclamation. Un calendrier d’évènement est intégré à chaque dossier. Le système rappelle automatiquement les dates de rendez-vous et d’échéance en envoyant un mail dans le gestionnaire OUTLOOK™ du préposé. Tous les éléments du dossier sont numérisés et classés électroniquement pour en permettre une exploitation plus aisée. Plusieurs listes triées selon divers critères parachèvent les possibilités de production de rapport.  Ce logiciel est écrit avec la toute nouvelle version de  Hydra™ sous Phoenix™ de QUERIX. Un tel outil rassure l’utilisateur tant et si bien que nous l’avons nommé : LE MILLO-RASSURE™

LE  MILLO-ARCHIVAGE™, gains de temps et productivité assurés.

Quand nous parlons d’imagerie à nos transporteurs, ils sont sceptiques. Ils voient une grosse dépense et plein de raisons pour conserver leur univers de papiers. Mais lorsque nous avons la chance que l’un d’eux accepte de faire l’essai sans frais du MILLO-ARCHIVAGE™, il n’attend pas la fin de la période d’essai pour l’acquérir tellement il est flagrant que la réalisation de l’investissement se fera en quelques mois, et tellement le produit est simple et fiable.

Par exemple, ne serait-ce que pour les documents de facturation, plutôt que de passer du temps à photocopier, à trier et à mettre en classeur les bons de livraisons, connaissements et papiers de douanes, il est plus simple et plus rapide de poser tout ceci sur le scanner, de numériser l’image des documents, d’envoyer les originaux aux clients si celui-ci l’exige, ou mieux de lui envoyer leur image par courrier électronique.

Le préposé à la facturation gagne vraiment du temps de classement. Et du temps de recherche, puisque si un client désire un document, ou bien si le répartiteur veut vérifier un bon de livraison, il suffit de l’afficher à l’écran, de l’imprimer ou de l’envoyer par courrier électronique.

Les économies de beaucoup de papiers, d’encre de photocopieurs, de classeurs, et d’énergies valent bien plus que les quelques trois (3) milles dollars que coûte LE MILLO-ARCHIVAGE™.

La nouvelle version intégrée au MILLOGICIEL DU CAMIONNAGE™ permet de consulter les images des factures et autres documents directement depuis les programmes de comptabilité. Par exemple, lors d‘un encaissement, l’appui d’une touche fait apparaître les images des documents originaux.