Le Millo veille est constitué de plusieurs petits programmes qui fonctionnent de manière continue et qui à intervalles réguliers surveillent certaines données critiques et avertissent notamment par courriel, l'usager ou les usagers concernés qu'ils doivent porter attention sur tel ou tel point. Par exemple, si le système détecte qu'un équipement est en retard pour un entretien préventif, il va avertir aussitôt le garage et la répartition que l'équipement ne peut plus être assigné. Il avait déjà précédemment averti ces gens que la date d'échéance arrivait. Lorsqu'un équipement n'a pas bougé depuis un temps prédéterminé ou bien est inutilisé, le Millo veille le signale comme une anomalie. Si un message reste sans réponse plus que le délai imparti, le système rappelle à l'usager qu'une réponse est attendue. De même, le système vérifie les dossiers chauffeurs, le renouvellement de leurs cartes et examens, l'échéance des contrats et des taux, la production de rapports, etc. L'idée est plutôt que l'usager soit obligé de demander des listes ou rapports pour vérifier la bonne marche de telle ou telle chose, c'est le système qui va vérifier automatiquement et qui va suggérer l'action à prendre face à la découverte d'une anomalie.

Après 20 ans de consultation en systènes de gestion auprès des transporteurs, je constate encore que l'informatique est sous évaluée et sous utilisée par la grande majorité des transporteurs québécois. Certes, quasiment toutes les entreprises possèdent des ordinateurs sur lesquels "tournent" des programmes. Mais c'est tout juste si il n'y a pas un programme différent pour chaque utilisateur de la compagnie. Le répartiteur vérifie les routes avec un "map street", et tient son dispatch sur une feuille Exel. La personne qui fait les taux, les maintient et les imprime sous Word. Celui ou celle qui fait la facturation utilise un programme comptable comme DYNACOM, ACOMBA, FORTUNE ou AVANTAGE, pour ne nommer que les principaux produits populaires au Québec. Etc., chacun fait ses petites affaires dans son coin, au mieux, les fichiers sont consultés ou échangés entre les utilisateurs. Tout le monde est heureux ainsi, alors pourquoi changer?
Une des raisons qui justifie un changement, ce sont les coûts reliés à ce mode de fonctionnement.
Il y a des coûts liés au fait que l'information ne circule pas de manière automatique à l'intérieur de l'entreprise. L'individu doit aller chercher l'information et en prendre connaissance. Si il ne le fait pas, il n'est pas au courant. Plus de personnes sont impliquées dans l'entreprise, plus il y a de touche-à-tout, plus le risque d'erreurs, de pertes de temps engendrées par innattention et par les corrections augmente. Le sage à un dicton: "Il faut se parler pour se comprendre." Il en est de même au sein de toute organisation. L'efficacité passe par le partage d'informations. Si toutes les données qu'un employé a besoin pour faire correctement son travail sont accessibles depuis son poste de travail, sa productivité n'en sera que meilleure. Par exemple, si l'entreprise numérise tous les documents, que ce soient les commandes,les preuves de livraison, les factures d'achat, les dossiers chauffeurs, ces documents seront accessibles instantanément par chaque employé autorisé. Ces documents numérisés peuvent facilement être envoyés par courriel au client. En 2006, acheter quelques scanners et en placer un sur chaque bureau ne représente pas un grand investissement. Il suffit de travailler avec le bon logiciel intégré qui va permettre de sortir instantanément le document recherché. Fini le temps perdu à fouiller dans les filières.