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Les titres de l'actualité
du mois de Juillet 2006
31
Juillet 2006 |
Contrôle plus strict des achats par l'approbation des
bons de commandes.
Le programme de gestion des commandes au garage a été enrichi de fonctions permettant également de
commander des articles autres que les pièces pour le garage. Maintenant les bons de commande peuvent
être utilisés pour commander des produits d'entretien, des fournitures de bureau, des produits
consommables pour le garage, des fournitures pour les entrepôts, etc. L'idée est que toute commande soit
faite par le système des bons de commande informatisés. Toutes les commandes comportent un prix d'achat.
À la réception des commandes, le système effectue un certain nombre de contrôles puis inscrit l'achat en
"achat à valider" avec les bons comptes de grand livre d'inventaire ou de dépense. Lorsque la facture
d'achat est reçue par les comptes à payer, le commis n'a plus qu'à valider l'achat comme tel. Dans le cas
de paiements directs par transfert de fonds, le contrôle du chèque qui est émis pour payer le fournisseur
ne se fait plus par le signataire du chèque mais virtuellement avant le transfert. Le suivi des achats
par les bons de commande permet au vérificateur de vérifier quel commande a mené à quel achat et à quel
prix la transaction s'est conclue.
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24
Juillet 2006 |
Nouvelles exigences concernant
le format des chèques. Les nouveaux programmes d'impression des chèques
fournisseurs et des chèques de salaire sont progressivement installés chez les transporteurs qui
utilisent les nouvelles formules répondant aux normes émises par l'association canadienne des
paiements (ACP). Ces changements sont liés à l'imagerie des chèques au Canada. Toute l'information
pertinente est disponible à l'adresse http://www.cdnpay.ca
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17
Juillet 2006 |
Le Millo veille, un outil qui ne s'endort pas. Le Millo veille
est constitué de plusieurs petits programmes qui fonctionnent de manière continue et
qui à intervalles réguliers surveillent certaines données critiques et avertissent notamment
par courriel, l'usager ou les usagers concernés qu'ils doivent porter attention sur tel ou tel point.
Par exemple, si le système détecte qu'un équipement est en retard pour un entretien préventif, il va
avertir aussitôt le garage et la répartition que l'équipement ne peut plus être assigné. Il avait
déjà précédemment averti ces gens que la date d'échéance arrivait. Lorsqu'un équipement n'a pas bougé
depuis un temps prédéterminé ou bien est inutilisé, le Millo veille le signale comme une anomalie.
Si un message reste sans réponse plus que le délai imparti, le système rappelle à l'usager qu'une
réponse est attendue. De même, le système vérifie les dossiers chauffeurs, le renouvellement de leurs
cartes et examens, l'échéance des contrats et des taux, la production de rapports, etc. L'idée est
plutôt que l'usager soit obligé de demander des listes ou rapports pour vérifier la bonne marche de
telle ou telle chose, c'est le système qui va vérifier automatiquement et qui va suggérer l'action à
prendre face à la découverte d'une anomalie.
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10
Juillet 2006 |
Baisser les frais. Après 20 ans de consultation en systènes
de gestion auprès des transporteurs, je constate encore que l'informatique est sous évaluée et sous
utilisée par la grande majorité des transporteurs québécois. Certes, quasiment toutes les entreprises
possèdent des ordinateurs sur lesquels "tournent" des programmes.
Mais c'est tout juste si il n'y a pas un programme différent pour chaque utilisateur de la compagnie.
Le répartiteur vérifie les routes avec un "map street", et tient son dispatch sur une feuille Exel.
La personne qui fait les taux, les maintient et les imprime sous Word. Celui ou celle qui fait la facturation
utilise un programme comptable comme DYNACOM, ACOMBA, FORTUNE ou AVANTAGE, pour ne nommer que les principaux
produits populaires au Québec.
Etc., chacun fait ses petites affaires dans son coin, au mieux, les fichiers sont consultés ou échangés entre
les utilisateurs. Tout le monde est heureux ainsi, alors pourquoi changer? Une des raisons qui justifie
un changement, ce sont les coûts reliés à ce mode de fonctionnement.
Il y a des coûts liés au fait que l'information ne circule pas de manière automatique à l'intérieur de
l'entreprise. L'individu doit aller chercher l'information et en prendre connaissance. Si il ne le fait pas,
il n'est pas au courant. Plus de personnes sont impliquées dans l'entreprise, plus il y a de touche-à-tout,
plus le risque d'erreurs, de pertes de temps engendrées par innattention et par les corrections augmente.
Le sage à un dicton: "Il faut se parler pour se comprendre." Il en est de même au sein de toute organisation.
L'efficacité passe par le partage d'informations. Si toutes les données qu'un employé a besoin pour faire
correctement son travail sont accessibles depuis son poste de travail, sa productivité n'en sera que meilleure.
Par exemple, si l'entreprise numérise tous les documents, que ce soient les commandes,les preuves de livraison,
les factures d'achat, les dossiers chauffeurs, ces documents seront accessibles instantanément par chaque
employé autorisé. Ces documents numérisés peuvent facilement être envoyés par courriel au client. En 2006,
acheter quelques scanners et en placer un sur chaque bureau ne représente pas un grand investissement. Il
suffit de travailler avec le bon logiciel intégré qui va permettre de sortir instantanément le document recherché.
Fini le temps perdu à fouiller dans les filières.
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03
Juillet 2006 |
Entrée en vigueur du RQAP. Le module de paie du
Millogiciel du camionnage (mc) a été modifié pour répondre aux nouvelles exigences et calculs des paies.
Le nouveau module sera installée au fur et à mesure que le transporteur sera prêt à produire la première paie
de juillet.
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