1) Ne négligez pas pendant les vacances, les copies et les procédures de sécurités faites habituellement par les employés réguliers. Nous recommandons d'appliquer les procédures de sécurité avec rigueur, par tous les temps et en tous temps. N’oubliez aucun système. Pensez à graver  des cédéroms d’archivage pour les documents numérisés. Pensez à ce que toujours quelqu’un soit responsable de mettre les doubles des copies de sécurité dans les armoires à l’épreuve du feu ou bien par exemple dans un coffre à la banque.

2) Donnez des accès et des mots de passe temporaires aux employés qui doivent accomplir des tâches qu’ils ne font pas habituellement, pour remplacer leurs collègues en vacances, plutôt que de leur donner un trop grand accès au système et de leur faire partager les mots de passe des employés réguliers. Mieux vaut que chacun reste dans les limites de ses responsabilités pour  que la sécurité des systèmes et des données restent intègrent en tout temps.

3) Donnez des consignes et des procédures claires et précises aux employés de remplacement et n’hésitez pas à contrôler que leur formation est adéquate. La compréhension des implications de ce que quelqu’un inscrit dans un système informatique est vital pour toute l’entreprise.

4) Assurez-vous que les anti-virus et pare-feu seront mis à jour régulièrement même pendant les vacances des responsables habituels.

La philosophie de la distribution gratuite de licences d’utilisation de logiciels fait son chemin.  Cela fait déjà plusieurs années que des logiciels sont distribués gratuitement  pour les systèmes  LINUX.

À terme, de plus en plus de logiciels seront gratuits car de moins en moins d'entreprises sont prêtes à payer pour. Il existe de plus en plus de logiciels qui permettent à des non-spécialistes de développer des applications qui répondent à leurs besoins.

 Que reste-t-il alors aux spécialistes?

 Leur expérience et leur savoir-faire. Cela est du service. Les entreprises de camionnage qui ont la chance d'utiliser nos produits et qui réalisent que notre philosophie n'est pas de faire un coup d'argent à chaque fois que nous touchons un clavier, n'hésitent pas à nous confier des mandats pour organiser leurs systèmes informatiques, ou même nous les confier en impartition. Nos revenus ne proviennent plus alors de la vente traditionnelle de logiciel, mais de la location de notre main d’oeuvre spécialisée et de la réalisation de nos prestations.

Depuis bientôt deux ans, le  logiciel LE MILLO-TAXES(mc), que tout transporteur devant remplir une déclaration I.F.T.A. devrait posséder, est un des logiciels offert gratuitement. Chaque utilisateur est obligé de s’enregistrer au moment de l’installation, pour bénéficier de la licence d’utilisation gratuite. Le suivi des appels de service  dénombre que quelques dizaines d’appels. Un sondage auprès de plusieurs dizaines d’utilisateurs révèle que le logiciel est apprécié et bien utilisé. La documentation fournie avec le produit est suffisamment claire.

Les coûts de développement et de mise ne marché d’un tel produit ne peuvent pas être payés par quelques appels de service. Le Groupe Millobit  justifie cette dépense dans une démarche plus globale d’être proche de ses clients. Ces mêmes clients qui par ailleurs achètent des contrats de services, de la formation ou d’autres logiciels au Groupe.

Certaines compagnies distribuant des logiciels gratuits font des profits en  remplissant leurs écrans de publicité. D’autres font des profits sur la vente de service, service qui est indispensable pour utiliser pleinement le logiciel!.

Le Groupe Millobit a choisi plutôt de distribuer certains logiciels  gratuitement pour que les transporteurs puissent juger la qualité de nos produits, leur documentation, et l’excellence du service à la clientèle. Une relation de confiance, cela  se construit et   s’établit au fil des ans. Le Groupe Millobit  a des clients   depuis 1987,  des amis depuis 1987, et des inconditionnels de « C’est MILLO ou rien! » depuis 1987.